Penerapan Computer Based Information System (CBIS)

             Tulisan ini dibuat dalam rangka menyelesaikan tugas Konsep Sistem Informasi yaitu mengenai penerapan Computer Based Information System atau yang sering disingkat CBIS. Sebelum membahas contoh penerapan Computer Based Information System (CBIS) ada baiknya kita mengetahui pengertian dari CBIS itu sendiri. Untuk lebih jelasnya adalah sebagai berikut :

            Computer Based Information System (CBIS) atau yang dalam Bahasa Indonesia disebut juga  Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan. 

Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based”atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer. Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. 

Contoh Sistem Informasi Berbasis Komputer antara lain :

1. Sistem Informasi Akuntansi
2. Sistem Informasi Manajemen
3. Sistem Pendukung Keputusan
4. Automasi Kantor (Virtual Office)
5. Sistem Pakar 

========================Sistem Informasi Akuntansi====================

Sistem informasi akuntansi melayani dua tipe pemakai yaitu dari pihak luar perusahaan(eksternal) dan dari pihak dalam perusahaan (internal). Pihak – pihak ekternal antara lain pelanggan, supplier, pemegang saham, pegawai, lembaga keuangan, pemerintah, sedangkan pihak internal perusahaan antara lain manajemen, purchasing, dan inventary control management, production management, personal management, finansial management.

Secara garis bersar penerapan Sistem Informasi Akuntansi adalah sebagai berikut:

1. Sistem yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan distribusi, perusahaan yang mendistribusikan produk dan jasanya kepada pelanggan.

2. Dalam sistem informasi pembayaran (kepada pemasok) maka data input adalah semua tagihan dari pemasok diproses dengan cara tertentu sehingga memberikan informasi berupa tanggal jatuh tempo, besarnya pembayaran, cara pembayaran dll. Sehingga manajemen mampu memutuskan kebijakan pembayaran yang tepat.

3. Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut.

4. Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.

Sistem Informasi Akuntansi juga memiliki peranan terhadap pihak yang menggunakannya. Adapun Peranan sistem informasi akuntansi antara lain :

1. Memperbaiki kualitas & mengurangi biaya dalam menghasilkan barang/jasa

2. Memperbaiki efisiensi

3. Memperbaiki pengambilan keputusan

4. Menciptakan keunggulan kompetititif

            Dalam sebuah organisasi Sistem Informasi Akuntansi memiliki beberapa fungsi penting. Fungsi penting yang dibentuk Sistem Informasi Akuntansi (SIA) pada sebuah organisasi antara lain :

1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi,

2. Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan,

3. Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Terdapat cara sebuah Sistem Informasi Akuntansi untuk menambah nilainya. Cara yang digunakan adalah :

1. Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien,

2. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan
3. Meningkatkan efisiensi,

4. Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan,

5. Meningkatkan sharing knowledge,

6. Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan.

 Contoh Kasus Penerapan Sistem Informasi Akuntansi 
 

            Sistem informasi akuntansi dan pengendalian internal merupakan suatu satu kesatuan karena di dalamnya menerapkan suatu sistem informasi akuntansi yang baik dan harus memperhatikan penerapan unsur-unsur dalam pengendalian internal yang memadai. Sedangkan efektivitas itu sendiri merupakan unsur pokok untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditentukan di dalam setiap organisasi, kegiatan ataupun program. Disebut efektif apabila tercapai tujuan ataupun sasaran seperti yang telah ditentukan.

            Fokus utama prosedur pengendalian yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi adalah transaksi dilaksanakan dengan cara yang mencegah terjadinya kesalahan manajemen di laporan keuangan. Oleh karena itu, sistem informasi akuntansi yang efektif dapat memberikan keyakinan memadai bahwa transaksi yang di catat atau terjadi adalah sah, telah diotorisasi, telah dicatat dan telah dinilai dengan wajar. Sistem informasi akuntansi yang baik akan menghasilkan informasi yang handal dengan dimotori sumber daya manusia yang kompeten pada setiap bagian-bagian pekerjaan.

           

            Sebagai contoh nya terlihat pada penerapan sistem informasi akuntansi yang ada pada CV. Techo Bekasi. Dalam kasus ini CV. Techno dapat dikatakan telah cukup memadai apabila sudah didukung oleh unsur-unsur dari sistem informasi akuntansi itu sendiri yang terdiri dari formulir, catatan, laporan yang terintegrasi dalam suatu kerangka yang tersusun, terstruktur dan saling berhubungan satu sama lain sehingga menciptakan suatu informasi yang andal dan dapat di percaya.

           

            Maka dapat dikatakan bahwa penerapan sistem informasi akuntansi persediaan dalam menunjang efektivitas pengendalian internal persediaan barang dagangan pada CV. Techo telah memenuhi tujuan sistem informasi akuntansi antara lain :

1. Meningkatkan Pengendalian Internal. Pengendalian internal dapat tercapai bila unsur-unsur pengendalian itu dapat diterapkan dengan baik. Pengendalian internal diperlukan guna menamankan kekayaan perusahaan, ini berarti sistem informasi akuntansi yang disusun harus juga mengandung kegiatan pengendalian internal. 
2. Menekan Biaya Tata Usaha. Dengan adanya sistem informasi akuntansi yang diterapkan di CV. Techo, maka akan memperlancar proses kegiatan yang ada dalam perusahaan, khususnya dalam persediaan barang dagangan melalui penyediaan informasi tepat guna, tepat waktu dan lengkap akan mengamankan harta perusahaan, dengan demikian akan menunjang efektivitas pengendalian internal persediaan barang dagangan pada CV. Techo sehingga dengan penciptaan sistem informasi akuntansi persediaan tersebut akan menekan biaya-biaya tata usaha dan memberikan manfaat yang lebih besar daripada biaya yang dikorbankan. 
3. Meningkatkan InformasiDengan adanya sistem informasi akuntansi akan mengurangi ketidakpastian serta memberikan gambaran peluang yang ada dan membatu fungsi pengendalian sistem informasi akuntansi yang diterapkan oleh CV. Techo telah memenuhi tujuan kualitatif dari informasi keuangan yang menunjang pengendalian internal persediaan barang dagangan, antara lain : 

• Relevan, informasi yang dihasilkan adalah informasi yang relevan dengan informasi yang diwakilinya. 
• Keandalan, informasi yang dihasilkan bebas dari kesalahan.
• Dapat dimengerti, informasi yang dihasilkan mudah dimengerti untuk pengolahan lebih lanjut. 
• Tepat waktu, informasi yang dihasilkan dapat diperoleh pada waktu yng diperlukan dan pada waktu yang tepat guna untuk pengolahan lebih lanjut. 
• Daya banding, informasi yang dihasilkan dapat diperbandingkan dengan periode-periode sebelumnya atau dapat diperbandingkan dengan perusahaan sejenis untuk melakukan perbaikan. 
• Lengkap, informasi yang dihasilkan lengkap meliputi : semua data akuntansi keuangan yang dapat memenuhi secukupnya enam tujuan kualitatif di atas.

            Dengan demikian maka penerapan sistem informasi akuntansi persediaan yang dihasilkan akan menunjang efektivitas pengendalian internal persediaan barang dagangan dari segi pengendalian informasi. Begitu pula dengan pengendalian internal persediaan barang dagangan yang diterapkan telah memenuhi tujuan dari pengendalian itu sendiri yaitu :

1. Efektivitas dan Efisiensi Operasi Sistem informasi akuntansi yang diterapkan pada CV. Techo berupa prosedur dalam transaksi persediaan barang dagangan terdiri dari : prosedur pencatatan harga poko persediaan yang dibeli, prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang, dan penghitungan fisik persediaan barang akan memberikan keyakinan yang memadai bahwa transaksi yang diotorisasikan telah dicatat dan dinilai dengan wajar.

2. Keandalan Pelaporan Keuangan

Keandalan pelaporan keuangan dapat ditelusuri melalui dokumen dan catatan yang memadai pada CV. Techo mulai dari pemesanan barang, peosedur pencatatan harga poko persediaan yang dibeli, prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang dan penghitungan fisik persediaan. Dengan bukti-bukti tersebut akan memberikan jaminan proses pengolahan data akuntansi akan menghasilkan laporan keuangan yang handal seperti pembuatan laporan yang ada (buku gudang, buku persediaan dan buku jurnal).

3. Kepatuhan Terhadap Hukum dan Peraturan Yang Berlaku

Dengan adanya sistem informasi akuntansi persediaan pada CV.Techo maka karyawan akan berhubungan dengan aktivitas persediaan barang dagangan sehingga dapat melaksanakan tugas dan wewenang sesuai dengan peraturan dan prosedur standar operasi yang telah ditetapkan dan dapat menunjang pengendalian internal yang efektif atas persediaan barang dagangan.

            Dari seluruh uraian yang dikemukakan maka terlihat setiap aktiva menyangkut persediaan barang dagangan CV. Techo selalu melalui beberapa prosedur diantaranya menggunakan pemisahan tugas, penghitungan fisik persediaan, penggunaan dokumen yang digunakan dikoordinasikan sehingga menghasilkan informasi-informasi yang dibutuhkan.

======================Sistem Pendukung Keputusan===================

            Sistem pendukung keputusan (Decision Support Systems disingkat DSS) adalah adalah bagian dari sistem informasi berbasis komputer yang dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dapat juga dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah semi-terstruktur yang spesifik.

            Adapun tujuan dari sistem pendukung keputusan yaitu : Memberikan dukungan untuk pembuatan keputusan pada masalah yang semi atau tidak terstruktur, memberikan dukungan pembuatan keputusan kepada manajer pada semua tingkat dengan membantu integrasi antar tingkat, serta meningkatkan efektifitas manajer dalam pembuatan keputusan dan bukan peningkatan efisiensinya.

           Sistem Pendukung keputusan memiliki beberapa karakteristik. Karakteristik Sistem Penunjang Keputusan antara lain : Adaptability, Flexibility, User Friendly, Support Intellegence, Design, Choice, dan Effectiveness.

Dalam Sistem Pendukung Keputusan, terdapat 3 Tingkat teknologi, antara ain sebagai berikut :

1. Specific DSS, Merupakan hardware atau software yang memungkinkan seseorang/ sekelompok orang pengambil keputusan melakukan analitis terhadap suatu masalah tertentu.  
2. DSS Generator, adalah suatu paket hardware/software yang mampu secara cepat dan mudah membuat specific DSS. 
3. DSS Tools, yaitu Hardware /software yang membantu pembuatan specific DSS/generator DSS.

            Manfaat Sistem Pendukung Keputusan diantaranya adalah untuk meningkatkan jumlah alternatif yang dipilih, pemahaman yang lebih baik tentang bisnis, respon yang cepat terhadap situasi yang tidak diharapkan, kontrol yang lebih baik, dan lain sebagainya.

            Komponen Arsitektur Sistem Pendukung Keputusan dibagi menjadi tiga bagian yaitu komponen data, komponen dialog, dan komponen model. Komponen Data diantaranya : Sumber data dan Kontribusi Vendor. Selanjutnya pada Komponen Dialog terdapat Knowledge Base, Bahan Tindakan, serta Bahasa Representasi. Yang terakhir pada Komponen Model contohnya : Model Optimasi, Model Deskriptif, Model Probabilistik, Model Deterministik.

Contoh Penerapan Decision Support Systems (Sistem Pendukung Keputusan)

Dibawah ini merupakan contoh aplikasi yang menggunakanSistem Pendukung Keputusan, yaitu sebagai berikut :

            Sistem Pendukung keputusan untuk proses kenaikan jabatan dan perencanaan karir pada PT. 1KA27. Salah satu contoh yang akan disorot dalam hal ini adalah cara pemilihan karyawan yang sesuai dengan kriteria yang ada pada suatu jabatan tertentu. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem pendukung keputusan untuk proses profile matching dan analisis gap yang dibuat berdasarkan data dan norma-norma SDM yang terdapat di PT.1KA27.

            Proses Profile Matching dilakukan untuk menentukan rekomendasi karyawan dalam Sistem Kenaikan Jabatan dan Perencanaan Karir berdasar pada 3 aspek yaitu Kapasitas Intelektual, Sikap Kerja dan Perilaku. Hasil dari proses ini berupa ranking karyawan sebagai rekomendasi bagi pengambil keputusan untuk memilih karyawan yang cocok pada jabatan yang kosong tersebut. Dari hasil implementasi sistem, disimpulkan bahwa dengan penggunaan software ini dapat membantu proses pengambilan keputusan terhadap profile matching proses kenaikan jabatan dan perencanaan karir di PT. 1KA27.

        Contoh yang kedua adalah Sistem Pendukkung Keputusan untuk kelayakan proposal kredit Bank. Sekarang ini karena banyaknya perusahaan ataupun pengusaha yang mengajukan kredit ke Bank membuat bank tersebut harus lebih meningkatkan kualitas pelayanan terhadap nasabah. Sebagai contoh : pemberian kredit Bank dimana Bank tersebut memberikan kredit kepada debitur tetapi melalui proses yang harus dilalui. Penyaluran kredit yang berhasil akan membawa keuntungan yang besar bagi bank. Oleh karenanya Bank tersebut  harus benar-benar hati-hati dalam menyalurkan kreditnya. Sebelum menyalurkan kredit kepada seorang calon debitor, Bank tersebut harus menilai dulu kelayakan proposal kreditnya.

 

           Dengan adanya perkembangan teknologi komputer di bidang sistem informasi dirancanglah suatu Sistem Pendukung Keputusan Spesifik (Specific Decision Support Systems) SDSS yang dirancang dengan cara cepat (Quick Hit) dan pendekatan secara interaktif. Aplikasi SDSS ini sangat membantu dan memudahkan pihak pengambil keputusan dalam tugasnya menilai kelayakan proposal kredit.

Sumber :

http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_pendukung_keputusan

http://imasamalia.blogspot.com/2012/10/cbis-computer-based-information-system.html

rudiatko.files.wordpress.com/2008/10/cbis1.pdf‎